Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

1. Le parti e i ruoli

Questo accordo è parte dei Termini di servizio di Tavolium e disciplina il trattamento dei dati personali ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

Il ristorante che usa il servizio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti. Il fornitore del servizio, Julian Shima — ditta individuale — Via Alcide De Gasperi 11, 06083 Bastia Umbra (PG), Italia — P. IVA 03962780544 — info@tavolium.com, è responsabile del trattamento: li tratta soltanto per fornire il servizio e soltanto secondo le istruzioni documentate del ristorante, che sono contenute nei Termini di servizio, in questo accordo e nelle scelte fatte dal pannello.

2. Oggetto, natura, finalità e durata

Il trattamento consiste nel raccogliere, conservare, organizzare, consultare, comunicare (per esempio con email, messaggi e notifiche di conferma e promemoria) e cancellare i dati necessari a gestire le prenotazioni e i rapporti del ristorante con i propri clienti. Dura quanto il contratto di servizio, più il tempo necessario alla restituzione e alla cancellazione (punto 9).

Tipi di dati: dati identificativi e di contatto di chi prenota (nome, telefono, email), dati della prenotazione (data, ora, persone, tavolo, note, occasione), preferenze e storico delle visite, eventuali informazioni su allergie e intolleranze comunicate dal cliente, esito dei pagamenti e delle garanzie gestiti dal fornitore di pagamenti, recensioni e risposte, contenuti delle comunicazioni inviate, consensi raccolti.

Categorie di interessati: clienti e potenziali clienti del ristorante, persone in lista d'attesa, iscritti alle comunicazioni del ristorante, collaboratori del ristorante che usano il pannello.

Le informazioni su allergie e intolleranze possono rivelare dati sulla salute: il ristorante le chiede solo quando servono a servire il cliente in sicurezza, e il sistema le mostra solo nel pannello del ristorante, a chi vi ha accesso.

3. Istruzioni del titolare

Il responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del titolare, anche per eventuali trasferimenti fuori dall'Unione Europea, salvo che lo imponga la legge (in questo caso lo comunica prima, se la legge lo consente). Se un'istruzione gli sembra contraria alla normativa, lo segnala subito al titolare.

4. Riservatezza

Chi è autorizzato a trattare i dati per conto del responsabile è vincolato alla riservatezza e accede ai dati solo quando serve per fornire il servizio o l'assistenza richiesta.

5. Misure di sicurezza

Il responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (articolo 32 del GDPR), tra cui:

• connessioni sempre cifrate (HTTPS/TLS) e server nell'Unione Europea;
• password conservate solo in forma cifrata non reversibile, accesso in due passaggi disponibile per ogni utente, blocco dei tentativi ripetuti di accesso;
• accessi per ruolo: ogni collaboratore vede solo quello che il suo ruolo consente, e i dati di un ristorante non sono visibili agli altri;
• registro delle attività nel pannello, per sapere chi ha fatto cosa e quando;
• chiavi e segreti delle integrazioni conservati cifrati;
• copie di sicurezza periodiche e procedure di ripristino;
• aggiornamenti regolari del software e minimo privilegio negli accessi di amministrazione.

Le misure possono evolvere nel tempo, purché il livello di protezione non diminuisca.

6. Sub-responsabili

Il titolare autorizza in via generale il responsabile a ricorrere ad altri responsabili (sub-responsabili) per erogare il servizio. L'elenco aggiornato è questo:

• Hostinger — hosting del sito, del pannello e della banca dati, su server nell'Unione Europea.
• Il servizio di posta elettronica — per le email di sistema: conferme, promemoria, avvisi e risposte all'assistenza.
• Telegram — per recapitare al personale del locale l'avviso di una nuova prenotazione.
• Twilio — per gli SMS.
• WhatsApp Business (Meta) — per i messaggi di conferma e promemoria.
• ElevenLabs — per il Centralino AI: la voce e la comprensione delle telefonate dei locali che lo attivano (trascrizioni conservate per il tempo scelto dal locale, niente audio salvo diversa scelta del locale).
• PayPal — per i pagamenti con PayPal. I dati di pagamento li tratta PayPal: noi non li vediamo e non li conserviamo.
• Apple Push Notification service — per recapitare le notifiche all'app installata su iPhone.
• Google Firebase Cloud Messaging — per recapitare le notifiche all'app installata su Android.
• I servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) — solo se autorizzi le notifiche dal tuo dispositivo.
• Fonti pubbliche (OpenStreetMap, VIES della Commissione europea, Wikidata) — all'iscrizione cerchiamo lì i dati pubblici del locale: ricevono solo il nome del locale, la città o la partita IVA.
• Un fornitore di intelligenza artificiale — per i testi generati nel pannello e, se attiva, per la chat.
• Un servizio di traduzione — solo per i testi delle vetrine e dei menu.

Con i fornitori che trattano dati per nostro conto c'e' un accordo sul trattamento dei dati. Quando un fornitore tratta dati fuori dall'Unione Europea, il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Se attivati dal ristorante, si aggiungono i servizi che il ristorante collega con il proprio account (per esempio WhatsApp Business, il fornitore di SMS, il fornitore di pagamenti delle prenotazioni).

Il responsabile impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e ne risponde verso il titolare. Aggiunte o sostituzioni vengono comunicate con almeno 15 giorni di anticipo, nel pannello o per email: entro quel termine il titolare può opporsi per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, recedere dal contratto senza penali.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati sono conservati su server nell'Unione Europea. Se un sub-responsabile li tratta fuori dall'Unione, il trasferimento avviene solo verso Paesi con una decisione di adeguatezza della Commissione europea o sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione, con le misure supplementari eventualmente necessarie.

8. Assistenza al titolare, violazioni e verifiche

Il responsabile:

• aiuta il titolare, con gli strumenti del pannello e su richiesta, a rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione); se una richiesta arriva direttamente al responsabile, la inoltra al titolare senza ritardo;
• aiuta il titolare negli adempimenti di sicurezza, nelle valutazioni d'impatto e nelle eventuali consultazioni con l'autorità, per quanto riguarda il servizio;
• comunica al titolare ogni violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili in quel momento, che integra appena possibile;
• mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, anche tramite un revisore incaricato dal titolare e vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, al massimo una volta l'anno salvo violazioni accertate, e a spese del titolare.

9. Fine del rapporto

Alla fine del contratto il titolare può esportare i propri dati dal pannello in un formato leggibile. Quando la chiusura dell'account diventa definitiva, il responsabile cancella o rende anonimi i dati dei clienti del ristorante entro 30 giorni, comprese le copie di sicurezza nei loro normali cicli di rotazione, salvo quanto va conservato per obbligo di legge.

10. Disposizioni finali

Per quanto non previsto valgono i Termini di servizio e il GDPR. In caso di contrasto tra questo accordo e i Termini, per la protezione dei dati prevale questo accordo.

Documento aggiornato il mercoledì 23 settembre 2026.