Il telefono squilla durante il servizio: come non perdere più prenotazioni

Sabato sera, otto e mezza. La sala è piena, in cucina escono i primi, un tavolo chiede il conto e un altro vuole cambiare il vino. Sul bancone il telefono squilla. Una volta, due, tre. Nessuno può rispondere.

Dall'altra parte c'è una famiglia che voleva prenotare per domenica a pranzo. Non richiameranno: apriranno Google e chiameranno il ristorante dopo.

Succede in quasi tutti i locali, e succede proprio nelle ore in cui si lavora di più. In questo articolo vediamo quante prenotazioni si perdono così e cinque modi concreti per recuperarle.

Quando si perdono le chiamate

Le chiamate senza risposta non arrivano a caso. Si concentrano in tre momenti:

• Durante il servizio, quando chi potrebbe rispondere ha le mani occupate. È il momento peggiore, perché è anche quello in cui la gente pensa a dove andare a mangiare.
• A locale chiuso: la mattina, il giorno di riposo, la notte. I turisti in particolare chiamano quando hanno tempo loro, spesso dall'albergo.
• Con la linea occupata: sei al telefono con un fornitore e intanto un cliente prova a chiamare.

1. Dai un'alternativa al telefono

Molte persone chiamano solo perché non trovano un altro modo per prenotare. Se sul tuo profilo Google, su Instagram e sul tuo sito c'è un tasto «Prenota» che funziona, una parte delle chiamate sparisce da sola: il cliente sceglie giorno, ora e persone in tre tocchi, anche alle due di notte.

Non serve pagare una percentuale a un portale: basta una pagina di prenotazione tua, collegata al tuo calendario.

2. Scrivi gli orari del telefono (e rispettali)

Sembra banale, ma funziona. Sul profilo Google e sul sito scrivi quando si risponde al telefono, per esempio «dalle 11 alle 12 e dalle 17 alle 19». Chi chiama sa quando trovarti, e tu puoi rispondere con calma, lontano dal servizio.

3. La segreteria telefonica: meglio di niente, ma poco

La segreteria raccoglie il messaggio, ma costringe te a richiamare, spesso il giorno dopo, quando il cliente ha già prenotato altrove. E molte persone, sentita la segreteria, riattaccano senza lasciare niente.

Se la usi, almeno registra un messaggio utile: gli orari, il link per prenotare online (dillo lettera per lettera) e la promessa di richiamare entro un'ora.

4. Gira le chiamate a qualcuno che può rispondere

Con la deviazione di chiamata puoi far squillare un altro telefono quando nessuno risponde: il cellulare del titolare, di un collaboratore che non è in sala. Funziona se quella persona c'è davvero, e se non è anche lei nel pieno del lavoro.

5. Un centralino che risponde da solo, con l'intelligenza artificiale

Oggi esistono assistenti vocali che rispondono al telefono al posto tuo e parlano in modo naturale. Non sono i vecchi risponditori «premi 1, premi 2»: il cliente parla normalmente, l'assistente capisce e risponde.

Un buon centralino per ristoranti deve fare poche cose, ma farle bene:

La differenza la fa soprattutto la seconda voce: un assistente che improvvisa fa più danni di un telefono che squilla a vuoto.

Il vantaggio più grande è che tieni il tuo numero: giri le chiamate al centralino solo quando non rispondi o sei occupato, con un codice sul telefono. Nelle ore tranquille continui a rispondere tu.

Da dove partire

Non serve fare tutto insieme. Il primo passo è sapere quante chiamate perdi: per una settimana, a fine serata, guarda le chiamate senza risposta sul telefono del locale. Se sono più di due o tre a sera, stai lasciando andare dei tavoli.